De ce să iei în considerare externalizarea serviciilor de arhivare a documentelor?
Ai un depozit plin cu dosare și cutii cu tot felul de documente importante? Urmează să le inventariezi pentru a le arhiva, dar nu dispui de personal dedicat. Te-ai gândit să apelezi la o firmă specializată în servicii de arhivare? Sigur, la o primă vedere ți se pare mai eficient financiar să gestionezi acest proces intern, în cadrul firmei. În realitate, prin externalizarea serviciilor, ai parte de numeroase avantaje, mai ales dacă afacerea ta se confruntă cu volume mari de documente sau cerințe stricte de securitate.
Reduci costurile operaționale nefiind necesar să angajezi personal
Arhivarea documentelor in regim intern presupune nu doar alocarea de resurse financiare considerabile, ci și o logistică complexă în ceea ce privește personalul, echipamentele și spațiul de lucru necesare pentru verificarea acestora. Angajații care se ocupă de prelucrarea arhivei, scanarea și legarea actelor, sunt, de cele mai multe ori, detașați din alte compartimente sau angajați temporar. Prin colaborarea cu o firmă ce oferă servicii arhivare documente, toate aceste sarcini sunt preluate de o echipă specializată în acest domeniu, ceea ce înseamnă că angajații tăi vor reveni la activitățile obișnuite.
Nu e nevoie să investești în echipamente speciale
Ai decis că ai nevoie de arhivare electronică? Probabil ți-ai dat seama deja că scanarea tuturor dosarelor din firmă implică echipamente avansate și performante, care sunt destul de costisitoare. Totodată, aceste echipamente necesită mentenanță și trebuie operate de personal calificat. Iar la finalul inventarierii dosarelor, cel mai probabil nu le vei mai utiliza. Externalizarea serviciilor de stocare a documentelor te scutește de această povară financiară și operațională. Companiile de arhivare dețin propriile echipamente, astfel că poți redirecționa fondurile alocate scanerelor, către alte zone critice ale afacerii.
le
Afacerile au în arhivă o selecție largă de documente cu date sensibile. Fie că vorbim despre informații personale ale clienților, bilanțuri contabile, facturi sau altele de acest gen, este important să te asiguri că se respectă normele de securitate și GDPR-ul. Reglementările legate de păstrarea și securitatea datelor sunt complexe și se actualizează frecvent, iar orice neconformitate poate atrage penalități considerabile. Nu trebuie să te îngrijorezi de aceste aspecte atunci când decizi să externalizezi serviciile de arhivare. Firmele specializate cunosc toate reglementările din domeniu și aplică metode de lucru care minimizează riscul erorilor. În plus, asigură un proces documentat, ce poate fi audiat în orice moment. De asemenea, în cazul managementului electronic al documentelor, aceste companii folosesc un software specializat și medii de stocare securizate, ceea ce reduce riscul scurgerii de date sau accesului neautorizat.
Documentele tale vor fi arhivate și păstrate într-un mediu securizat
Gestionarea dosarelor implică un nivel ridicat de securitate, mai ales atunci când vine vorba despre date sensibile. Companiile care oferă astfel de servicii au proceduri riguroase de siguranță care asigură protecția datelor împotriva accesului neautorizat, atât în timpul procesului de arhivare, cât și după. În plus, ai acces la documentele în format digital oricând ai nevoie.
Probabil ai avut în vedere ideea ca proprii angajați să se ocupe de arhivarea tuturor actelor. Prin externalizarea serviciilor, vei avea parte de ajutorul specialiștilor care vor analiza fiecare document și se vor asigura că va fi păstrat respectând normele legale. De asemenea, vei economisi spațiu, vei reduce costurile operaționale și vei avea acces rapid la documentele arhivate.
În tot acest timp, angajații tăi își vor putea folosi timpul mai eficient, concentrându-se pe activități care contribuie direct la dezvoltarea afacerii.
